ربما سمعت عن كلمة 'قاعدة بيانات' من قبل. قاعدة البيانات هي مجموعة كبيرة من المعلومات التي تساعد المستخدمين على تنظيم البيانات وعرضها والبحث عنها واستردادها وجمعها. إذا كانت لديك قاعدة بيانات ، فأنت بحاجة إلى الأدوات والتطبيقات المناسبة للتعامل معها وتحقيق أقصى استفادة منها. خاصة بالنسبة لأولئك الذين يعملون في بيئات الفريق ويحتاجون إلى مشاركة البيانات مع أشخاص آخرين (مستخدمين ومطورين ومراجعين وما إلى ذلك) ، فإن الحل الأمثل هو مدخل البرمجيات المرنة، وباستخدام ورقة الغش الخاصة بـ Access ، ستكون محترفًا في أي وقت من الأوقات.
اجعل عملك أسهل باستخدام ميزات وأدوات Access. إذا كنت تعتقد أنك جيد في الحفاظ على تنظيم المعلومات ، فإن Access على وشك إبهارك. عند إنشاء ملف في Access ، فأنت تقوم بشكل أساسي بإنشاء ملف يحتوي على أجزاء مختلفة من قاعدة البيانات الخاصة بك. يمكنك بعد ذلك تقسيم قاعدة البيانات الخاصة بك إلى أجزاء مختلفة ذات صلة للحفاظ على الإدارة سهلة وسريعة. تسمى هذه العناصر بالجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير وما إلى ذلك.
بمجرد تحديد كل هذه العناصر المختلفة ، يمكنك الاحتفاظ بكل شيء بطريقة منظمة. يمكّنك هذا من مشاركة المعلومات وتوفيرها بوضوح وبناء مشاريع كاملة في ملف واحد. بغض النظر عن الغرض ، فإن Access قادر على مساعدتك أنت أو عملك في الحفاظ على المعلومات واضحة وآمنة ومنظمة.
تهدف ورقة الغش هذه إلى تعريف الأشخاص بكيفية عمل الأجيال الجديدة من Access. ليس من المستغرب أن يستغرق مثل هذا التطبيق المليء بالميزات بعض الوقت لإتقانه. نحن هنا لمساعدتك من خلال بعض النصائح والحيل لبدء استخدام Access بسرعة ، أو تحديث ذاكرتك إذا كنت أحد المخضرمين في Access.
- نصيحة: إذا احتاج أصدقاؤك أو زملائك أو موظفوك إلى معرفة المزيد حول Microsoft Access ، فلا تخجل وشارك هذه المقالة! المعرفة قوة ، ولديك القدرة على مساعدة الآخرين على التعلم من خلال المشاركة.
كيفية التنقل في Microsoft Access Ribbon
قد تصبح الواجهة التي نعمل معها مربكة للمستخدمين الجدد. فيما يلي رسم بياني صغير حول الواجهة الأساسية لـ Access استنادًا إلى Access 2016. إذا كنت في حيرة من أمرك بشأن ماهية العناصر المختلفة ، فلا داعي للقلق. نتعمق في الحديث عن الشريط وجداول البيانات والكائنات والمزيد لاحقًا في المقالة. فقط استمر في القراءة!
لحسن الحظ بالنسبة لأولئك الذين عملوا مع تطبيقات Office لفترة من الوقت الآن ، فإن واجهة Access ليست غير مألوفة كما كنت تعتقد. يعود الأصدقاء الجيدون مثل الشريط وشريط أخبرني وشريط أدوات الوصول السريع لمساعدتك ، بينما يظل جزء البيانات في Access نظيفًا ويمكن قراءته بسهولة.
مقدمة لواجهة الشريط
كان الشريط جزءًا رئيسيًا من تطبيقات مجموعة Office مثل Access لسنوات عديدة حتى الآن. تم تقديمه لأول مرة مرة أخرى في Office 2007 ، حيث تم تصميمه مع مراعاة سهولة التنقل. لن تضطر أبدًا إلى استخدام القوائم القديمة مع مستويات متعددة من القوائم الفرعية مع الشريط.
تساعدك الواجهة المرئية بشكل كبير على تحديد الأدوات التي تعرفها وتحبها بسرعة. الشريط هو طريقتك الرئيسية للتنقل في Access ، وفتح الفرص لتنسيق النص ، وإدراج العناصر ، وتنفيذ الوظائف ، وتعديل قاعدة البيانات الخاصة بك وغير ذلك الكثير.
بخلاف الإصدارات السابقة من Access ، يتميز الشريط في الإصدارات الجديدة مثل Access 2016 و Access 2019 بتصميم مضغوط ومضغوط للسماح بفوضى أقل على شاشتك مما يشتت انتباهك عن عملك. تمنح هذه الواجهة المبسطة Access مظهرًا عصريًا وأنيقًا يميزها عن المنافسين.
موقع الأدوات والميزات مماثل تقريبًا للإصدارات السابقة ، لذا لن تواجه مشكلة في العثور على أوامرك المفضلة. إذا كنت تواجه صعوبة ، فما عليك سوى استخدام ميزة Tell Me الجديدة.
اعمل بشكل أسرع مع شريط Tell Me
تهدف ميزة 'أخبرني ماذا تريد أن تفعل' أو ميزة 'أخبرني' ببساطة إلى جعل الأدوات في متناول اليد حتى إذا كنت لا تعرف مكانها بالضبط في الشريط. تمت إضافته لأول مرة إلى معظم تطبيقات Office 2016 وحصل على إقامته في Office 2019 أيضًا. يمكنك استخدامه عن طريق النقر فوقه مباشرةً بجوار علامة التبويب الأخيرة على الشريط ، أو الضغط على ملف Alt + Q مفاتيح على لوحة المفاتيح. ستلاحظ أن الميزة تسمح لك بالكتابة - وهذا هو الوقت الذي يمكنك فيه إخبار Access بما تريد القيام به.
بناءً على إدخالك ، سيقترح Access أدوات تتعلق بما تبحث عنه. على سبيل المثال ، إذا قمت بكتابة ورقة الملكية سيعرض شريط Tell Me تلقائيًا الخيارات التي تتيح لك إنشاء ورقة خصائص أو تعديلها ، وحتى اقتراح أدوات أخرى متعلقة بالورقة.
حتى إذا كنت تعتبر نفسك خبيرًا في Access ، يمكن أن تساعدك ميزة Tell Me في تسريع عملك. لن تضطر أبدًا إلى البحث في الشريط أو البحث عبر الإنترنت في محاولة للعثور على ميزة مرة أخرى.
تعرف على منطقة الكواليس
عند النقر فوق قائمة ملف في Access (وتطبيقات Office الأخرى) ، ستصل إلى المنطقة التي تسميها Microsoft 'backstage'. هنا ، بدلاً من رؤية علامة تبويب تحتوي على أوامر مصطفة في الشريط ، يمكنك الحصول على عرض صفحة كاملة للمعلومات والمهام الأساسية المختلفة لفتح الملفات وحفظها والطباعة وخيارات المشاركة الأخرى.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام قائمة 'ملف' للاطلاع على معلومات حول الملف المفتوح حاليًا. هذا يعني مشاهدة وقت إنشائه ، وآخر تعديل ، والمالك ، بالإضافة إلى حجم الملف وغير ذلك الكثير. يمكنك أيضًا استخدام ميزة الضغط والإصلاح ، أو إضافة حماية بكلمة مرور بصفتك مالك الملف.
تحديد كائنات قاعدة البيانات في Access
الآن وقد انتهينا من الواجهة الأساسية ، حان الوقت للتعرف على كائنات قاعدة البيانات التي ستعمل بها ضمن Access. هذه الكائنات هي ما ستراه في جزء التنقل على اليسار عندما تبدأ في تكوين مشاريعك. يمكنك إنشاء كائنات من علامة التبويب إنشاء على الشريط وتعديلها في أي وقت في المستقبل للتكيف مع التغييرات في قاعدة البيانات الخاصة بك. دعونا نلقي نظرة سريعة على خيارات الكائنات الخاصة بك:
- تخزن الجداول البيانات ذات الصلة في صفوف (سجلات) وأعمدة (حقول). تعمل بشكل مشابه للخلايا في Excel ، ومن المحتمل أن تشكل جزءًا كبيرًا من مشاريعك.
- تقوم الاستعلامات بعرض البيانات المخزنة في جداولك وحسابها وفرزها وتصفيتها وتغييرها وفحصها.
- النماذج عبارة عن شاشات مخصصة تتيح لك إدخال البيانات الجديدة بسهولة وعرض البيانات الموجودة بالفعل في جدول.
- تعرض التقارير البيانات من جدول أو استعلام بتنسيق مطبوع ، مما يجعلها مثالية للمراجعة والتحقق من الأخطاء.
- وحدات الماكرو قادرة على أتمتة المهام المتكررة. يمكنك تشغيل ماكرو بالنقر فوق الزر أو الضغط على مفتاح الاختصار المخصص للماكرو.
- الوحدات النمطية هي مجموعات من الإجراءات ، مكتوبة بلغة Visual Basic وتستخدم أيضًا لأتمتة المهام.
أنواع البيانات الميدانية
هناك العديد من الطرق للعمل مع الحقول في Access والتي تسهل التعامل مع المشاريع المختلفة. على سبيل المثال ، يؤدي تحديد حقل كرقم بدلاً من نص إلى تمكين Access من إجراء عمليات حسابية باستخدام هذا الحقل.
إليك ملخص سريع عن ملف أنواع البيانات المختلفة يمكنك الدخول وسلوكياتهم:
- نص قصير: يخزن بحد أقصى 255 حرفًا من النص و / أو الأرقام.
- نص طويل: يخزن نصًا يصل إلى 64000 حرف.
- الرقم: يخزن الأرقام ويتيح إجراء العمليات الحسابية باستخدام خلية بيانات.
- التاريخ / الوقت: تواريخ المتاجر و / أو الأوقات.
- العملة: تخزن الأرقام والرموز التي تمثل عملات حقيقية.
- الترقيم التلقائي: يقوم تلقائيًا بتعيين رقم فريد لكل سجل.
- نعم / لا: يخزن إما بنعم أو لا.
- كائن OLE: يخزن الكائنات التي تم إنشاؤها في تطبيقات أخرى ، مثل جدول بيانات Excel أو مستند Word أو رسم PowerPoint.
- الارتباط التشعبي: يخزن الارتباطات التي يمكن النقر فوقها لفتح مواقع ويب أو ملفات على الشبكة.
- المرفق: يسمح لك بإرفاق ملف أو صورة بقاعدة البيانات الخاصة بك.
- رقم كبير: يخزن قيمة رقمية غير نقدية. (متوفر فقط في Access 2019.)
ابدأ بقالب
هل تخيفك وثيقة فارغة؟ باستخدام Access ، لديك مكتبة ضخمة من القوالب المضمنة بالفعل في التطبيق لمساعدتك على البدء. يمنحك هذا بداية سريعة عند العمل في مشاريع من أي حجم. يمكنك العثور على قوالب متعددة في كل فئة من الفئات المتوفرة ، مما يعني أن هناك مجموعة متنوعة كبيرة متاحة في كل مرة تنشئ فيها مستندًا جديدًا. حتى بعد اختيار قالب ، لا يزال لديك العديد من الخيارات لتحرير قاعدة بياناتك بالكامل وتخصيصها بعد ذلك.
دائما النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات الخاصة بك
هذه نصيحة حتى للمحاربين القدامى في Access. دائمًا ، ونعني ذلك ، أنشئ دائمًا نسخًا احتياطية من قاعدة البيانات الخاصة بك على أساس منتظم. أنت لا تعرف أبدًا ما قد يحدث لملفاتك في المستقبل بسبب ظروف غير متوقعة. يمكن أن يكون منقذًا أن يكون لديك نسخ احتياطية متاحة بسهولة من السحابة أو كمبيوتر مختلف.
اختصارات وصول مفيدة يجب أن يعرفها الجميع
لإنهاء ورقة الغش هذه ، قررنا تضمين بعض اختصارات لوحة مفاتيح الوصول الأكثر فائدة التي يمكنك استخدامها لتسريع عملك:
- يمكنك إنشاء قاعدة بيانات جديدة بسرعة بالضغط على السيطرة + ن .
- لإضافة سجل جديد إلى ورقة البيانات أو النموذج ، اضغط على السيطرة + علامة الجمع (+) على لوحة المفاتيح.
- يمكنك تكبير وتصغير الصفحة بالضغط على المفتاح Z.
- بدّل جزء التنقل مع F11 .
- افتح علامة التبويب بحث للبحث في ورقة بيانات أو نموذج باستخدام السيطرة + F .
- يمكنك حفظ قاعدة البيانات الخاصة بك بسرعة مع السيطرة + S. .
إذا كنت تبحث عن شركة برمجيات يمكنك الوثوق بها لنزاهتها وممارساتها التجارية الصادقة ، فلا تنظر إلى ما هو أبعد من . نحن شريك معتمد من Microsoft ونعمل على اعتماد BBB ونهتم بجلب تجربة موثوقة ومرضية لعملائنا فيما يتعلق بمنتجات البرامج التي يحتاجون إليها. سنكون معك قبل وأثناء وبعد كل المبيعات. هذا هو ضمان برنامج 360 درجة لدينا. فما تنتظرون؟ اتصل بنا اليوم على +1877315 1713 أو أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى sales@softwarekeep.com. كذلك ، يمكنك الوصول إلينا عبر الدردشة الحية.
