دليل العمل من المنزل للشركات الصغيرة

يعد عمل موظفيك من المنزل طريقة رائعة لجعل التباعد الاجتماعي أثناء جائحة COVID-19 أكثر فاعلية. يساعد الانتقال عن بُعد أيضًا في تقليل التكاليف في الوقت الحالي ، وهو أمر ضروري للشركات ذات الميزانية المحدودة. في حين أن الشركات الكبيرة اكتشفت ذلك منذ البداية ، فقد تواجه المؤسسات الأصغر صعوبة في إنشاء نظام ناجح عن بُعد.

نحن هنا للمساعدة اجعل الانتقال سلسًا قدر الإمكان.

تركز هذه المقالة على سرد جميع الأدوات الأساسية التي تحتاجها الشركات الصغيرة من أجل بناء بيئة بعيدة فعالة. تتكون قائمة التحقق من الأدوات والخطوات التي يجب على كل شركة صغيرة إلى متوسطة الحجم اتخاذها من أجل الانتقال عن بُعد والبقاء فعالاً أثناء القيام بذلك.

1. الحصول على جميع الأجهزة اللازمة

لبدء العمل عن بُعد ، يحتاج جميع الموظفين إلى أجهزة للوصول إلى مواقع الويب ، ومشاركة المستندات والعمل عليها ، وإقامة اتصال مع أعضاء آخرين في الشركة. في معظم الأحيان ، يعني هذا إما المعدات المملوكة للشركة أو المعدات الشخصية.

يجب أن يكون لدى كل موظف كمبيوتر محمول أو كمبيوتر شخصي واحد للعمل عليه ، سواء كان مملوكًا للشركة أو جهازًا شخصيًا حسب تفضيلات شركتك. إذا كنت تريد أن يتمتع العاملون لديك بتجربة أكثر احترافًا وأمانًا ولديهم ميزانية لذلك ، فإننا نوصي بتوزيع أجهزة الشركة. يمكنك وضع قيود ومراقبة النشاط والسماح لموظفيك بالفصل بين الحياة الشخصية والعمل بشكل أسهل.

تأكد من أن جميع الموظفين لديهم جهاز مناسب للعمل في مجالهم. على سبيل المثال ، سيحتاج مصمم الرسوم إلى جهاز كمبيوتر مجهز للتعامل مع التطبيقات ذات الموارد الثقيلة ، بينما يمكن للكاتب أن يتعامل مع معدات أقل قوة.

إذا كانت شركتك توزع المعدات على العمال ، فتأكد من تتبع الجهاز وأين يذهب. نوصي بإعداد جدول بيانات يحتوي على معلومات مثل الأرقام التسلسلية للجهاز واسم الموظف وتوقيعه بالإضافة إلى طراز الجهاز. هذا يضمن عدم اختلاط أي جهاز أو فقده.

2. تعزيز الأمن مع خدمات VPN

VPN هي اختصار لـ Virtual Private Network. باختصار ، VPN هي كبل افتراضي يربط الكمبيوتر بشبكة غير محلية ويوفر اتصالاً آمنًا مخفيًا عن الغرباء. هذه خدمة مفيدة للغاية للعاملين عن بُعد ، حيث إنها تقلل من مخاطر الكشف المحتمل عن معلومات سرية.

تشمل الفوائد العديدة الأخرى لاستخدام VPN الوصول إلى مواقع الويب المحظورة في بلد أو منطقة الموظف ، وزيادة الخصوصية من مزودي خدمة الإنترنت ، والحماية من المتسللين ، بالإضافة إلى تحسين اتصالات الإنترنت بالخوادم باستخدام طرق خاصة ومباشرة.

يقول iphone أن iphone معطل الاتصال بـ itunes

تمتلك شبكات VPN مجموعة نقاط الضعف الخاصة بها ، حيث يحاول المهاجمون الاستفادة من نقاط ضعف معينة واستغلال بروتوكولات التشفير. ومع ذلك ، لا يزال موظفوك أكثر أمانًا مع VPN حيث سيحتاج المهاجمون إلى مزيد من الوقت والموارد لتعقبهم ، مما يقلل من احتمالية استهدافهم.

تشمل توصياتنا الخاصة بشبكة VPN NordVPN و ExpressVPN ، و CyberGhost . كل هذه الخدمات سريعة وسهلة الاستخدام وميسورة التكلفة للشركات الصغيرة.

3. تتبع الوقت

نظرًا لأنه لا يمكنك التحقق مما إذا كان الموظف يعمل بشكل شخصي كما تفعل عندما تكون في المكتب ، فأنت بحاجة إلى أن تكون قادرًا على معرفة الوقت الذي يعمل فيه بشكل افتراضي. يمكنك دائمًا أن تطلب منهم ببساطة تدوينها وإرسالها إليك ، ومع ذلك ، فإن هذا غير فعال ويترك مساحة كبيرة للموظفين.

هناك طريقة أكثر دقة وفعالية وهي استخدام متتبع الوقت الافتراضي ، والذي يبقيك على اطلاع بمجرد أن يبدأ الموظف أو يتوقف عن العمل. تتيح لك الميزات المفيدة الأخرى الموجودة في هذه الأدوات التحقق من عنوان IP الذي سجله موظفك من خلاله ، مما يضمن لك وجودهم في منازلهم.

يعد وقت التسجيل ضروريًا أيضًا حتى تتمكن من تحديد عدد الساعات التي قضاها الموظف في العمل. هذا أمر بالغ الأهمية إذا كنت تدفع للأشخاص على أساس أجر الساعة ، حيث تحتاج إلى تقرير دقيق. يمكن أن يضمن إقران هذا مع أدوات مراقبة الكمبيوتر أن موظفيك لا يحاولون خداع النظام.

لهذه الأغراض ، نوصي بشدة بدمج الأدوات التي تقدمها تم حلها ، وكذلك Toggl طلب.

4. استخدم أدوات الاتصال الفعالة

لا يكفي التحدث عبر الهاتف عند الانتقال إلى العمل عن بُعد. تحتاج إلى الاستفادة من أدوات الاتصال المختلفة من أجل مواكبة موظفيك والإجابة وطرح الأسئلة ومشاركة الملفات وإجراء فحوصات منتظمة حول كل مشروع قيد التنفيذ. لحسن الحظ ، هناك الكثير من الحلول التي تروق لمجموعات مختلفة من الأشخاص لتختار من بينها.

فيما يلي بعض توصياتنا:

• الخلاف : بينما بدأ Discord كتطبيق أكثر جاذبية للجمهور الأصغر سنًا ، فقد نما ليصبح أحد أكثر البرامج استخدامًا لأغراض الاتصال. من خلال القدرة على الدردشة وجهًا لوجه ، وفي مجموعات ، وفي خوادم مخصصة ، يغطي Discord جميع احتياجات الاتصال التي قد تحتاجها الشركة. أفضل جزء هو أنه مجاني بالكامل.
• تثاقل : إذا كنت بحاجة إلى حل أكثر احترافًا ، فإن Slack يساندك. يتيح لك جمع موظفيك معًا ، ثم إعداد قنوات متنوعة للدردشة والإعلانات والتحديثات والعمل. ما يميزه عن حلول الاتصالات الأخرى هو التكامل المهني مع أدوات العمل مثل Dropbox وتقويم Outlook و Salesforce و Jira Cloud.
• فرق مايكروسوفت : هل تعمل شركتك مع منتجات Office مثل Word أو Excel؟ يجب أن يكون الحل الشامل للاتصال هو Microsoft Teams. يسمح لك بإعداد نسخة افتراضية لشركتك ، ثم يمنحك جميع الأدوات التي تحتاجها لجعل الأنشطة الشخصية بعيدة. قم بالدردشة ، وابدأ مكالمات الفيديو ، وعقد المؤتمرات ، وتكامل مع تطبيقات Office للتعاون ومشاركة المشاريع.
• تكبير : بالنسبة للشركات التي تقدر المؤتمرات ، فإن Zoom هو أفضل طريقة للتواصل مع موظفيك وجهاً لوجه حتى على بعد مئات الأميال من بعضهم البعض. استمتع بمكالمات عالية الجودة يمكنها استيعاب عدد كبير من الحاضرين.

5. التعاون مع الموظفين

بينما يمكن أن يصبح التواصل مع الآخرين متعاونًا للغاية ، يمكنك دائمًا تحسين ذلك من خلال الاستفادة من الأجنحة المصممة للتعاون في الوقت الفعلي. ادمج هذا مع مكالمات الصوت أو الفيديو لزيادة فعالية العمل جنبًا إلى جنب مع الموظفين الآخرين.

توصياتنا هي كما يلي:

اختفى رمز البطارية على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بي على نظام التشغيل Windows 10

• مكتب 365 (المعروف الآن باسم مايكروسوفت 365 ): ربما تكون مجموعة التطبيقات الأكثر شيوعًا المتوفرة اليوم ، Microsoft 365 هو حل رائع للعاملين الذين يرغبون في التعاون في المشاريع الكبيرة. باستخدام أدوات كتابة المقالات وإنشاء جداول البيانات وإدارة البيانات وحتى إنشاء الرسومات ، يمكنك التعاون في مجموعة متنوعة من المشاريع بسهولة.
• G Suite : ما يجعل G Suite من Google خيارًا رائعًا للتعاون هو مدى توفره. كل ما تحتاجه للحصول على تعاون هو جهاز كمبيوتر ومتصفحك - لا يلزم التثبيت. اعمل على المستندات وجداول البيانات وحتى العروض التقديمية جنبًا إلى جنب مع أقرانك ، مع استكمال التخزين ومشاركة الملفات عبر Google Drive.
• أعمل : على الرغم من أن هذه المجموعة متاحة فقط لمستخدمي Mac ، إلا أنها أداة رائعة للنظر في استثمار الأموال فيها. أنشئ مستندات جميلة باستخدام أدوات مبسطة وتعاون مع زملائك الموظفين دون الحاجة إلى القلق بشأن التفاصيل غير الضرورية.

نأمل أن يكون ذلك مع مساعدة من هذه المقالة ، كنت قادرًا على الحصول على نظرة ثاقبة لما تحتاج إلى القيام به واكتسابه للنجاح في عملك عن بُعد. نتمنى لك كل التوفيق ونأمل أن تتاح لك الفرصة للعمل بأمان من المنزل المريح.